Nova Market – zarządzanie stanami magazynowymi

Magazyny są tworzone dla każdego sklepu z osobna i śledzą dostępne zapasy, podobnie jak mapa produktów dla automatu vendingowego. Oprócz magazynów dla poszczególnych lokalizacji możesz dodać magazyny wspólne (główne i hub-y magazynowe) oraz magazyny wirtualne, które mogą reprezentować np. własnego pracownika lub dostawcę, który dostarcza artykuły do punktu. W razie potrzeby masz możliwość stworzenia własnych typów magazynów, aby odróżnić ich od innych.

Po utworzeniu pierwszych magazynów możesz wykonywać typowe operacje magazynowe: przyjęcie/wydanie towaru, inwentaryzację, przesunięcia magazynowe. Wszystkie operacje dotyczące stanu zatowarowania, łącznie z sprzedażą, będę miały odzwieciedlenie na liście operacji magazynowych. W dowolnym momencie możesz sprawdzić stan towaru towarów, generując raport stanu magazynowego dla całości lub części magazynów.

> Włączenie opcji zarządzania magazynami (Stock Management)
> Dodawanie magazynów (Warehouse)
> Grupy magazynów (Warehouse Group)
> Przyjęcie towaru do magazynu (Goods Receipt)
> Usunięcie towaru z magazynu (Goods Issue)
> Inwentaryzacja (Stocktaking)
> Przesunięcie magazynowe (Transfer)
> Raport stanu magazynowego (Warehouse Report)
> Baza wersji roboczych (Draft Base Document)
> Lista operacji magazynowych (Stock Transaction)

Żeby skorzystać z opcji zarządzania magazynami, musimy w pierwszej kolejności włączyć tę funkcję w ustawieniach. Logujemy się do panelu klienta Retail Cloud (https://webui-srv.bnayax.com) i przechodzimy do Ustawień:

Wybieramy kolejno Administracja (1) > Set Up (2) > Configuration (3). Zaznaczamy checkbox przy wartości Stock Managment (4), a listy kosztów produktów pozostawiamy domyślne (5). Zmianę zatwierdzamy przyciskiem Save w prawym górnym rogu (6).

Po aktywowaniu opcji w panelu po lewej stronie zauważymy dodatkową sekcję odpowiedzialną za stany magazynowe:

W dalszej kolejności zaczniemy od utworzenia jednego/wielu magazynów. Gdy już to zrobimy, poziom zapasów będzie można zmieniać na różne sposoby, dodając, usuwając, edytując lub przenosząc między magazynami.

W panelu po lewej stronie przechodzimy do Stock > Warehouse. Zostanie wyświetlona lista wszystkich istniejących magazynów, które pomogą Ci w śledzeniu zapasów.

Magazyny są konfigurowane na poziomie sklepu, co oznacza, że ​​jeśli masz wiele punktów sprzedaży (kas samoobsługowych) w tym samym sklepie, będą one współdzielić jeden magazyn. Możesz mieć wiele sklepów przypisanych do jednego magazynu, ale nie możesz mieć sklepu przypisanego do wielu magazynów.
Przejście do Zapasy>Magazyn wyświetli listę wszystkich istniejących Magazynów.

Klikając przycisk + w prawym górnym rogu ekranu, możesz dodać kolejny magazyn. Zalecamy stworzenie przynajmniej 2 magazynów: wspólnego jako magazyn centralny oraz magazynu reprezentującej lokalizację sklepu.

(1)  Podaj kod magazynu.

(2)  Wskaż grupę (typ) magazynu (Warehouse group).

Na początek mamy zdefiniowane kilka domyślnych typów magazynów:

• Common warehouse – magazyn wspólny, czyli magazyn centralny lub jeden z hub-ów, z którego artykuły trafiają do magazynów poszczególnych sklepów (Store warehouse),
• Store warehouse – magazyn sklepu, czyli artykuły dostępne do sprzedaży w lokalizacji sklepu,
• Virtual warehouse – magazyn wirtualny, czyli dodatkowe pomocnicze magazyny np. kierowca rozwożący artykuły z magazynu centralnego do sklepów lub zewnętrzny dostawca dowożący towar do punktu sprzedaży.

(3)  Podaj nazwę magazynu.

(4) Jeśli tworzysz magazyn dla sklepu (Store warehouse), kliknij + w sekcji Stores. Otworzy się nowa zakładka, w której należy wskazać sklepy połączone z nowo tworzonym magazynem. Tej akcji nie należy wykonywać dla pozostałych typów magazynów.

(5) Kliknij przycisk Save, aby utworzyć nowy magazyn.

W panelu po lewej stronie przechodzimy do Stock > Warehouse Group. Możesz tu utworzyć kolejne grupy magazynów. Są to w zasadzie tylko nazwy, dzięki którym można odróżnić od siebie poszczególne magazyny.

Możesz dodać więcej, klikając przycisk + w prawym górnym rogu.

Wystarczy zdefiniować kod oraz nazwę i kliknąć przycisk Create.
Po utworzeniu nowej grupy magazynowej, można jej użyć na stronie magazynu (Warehouse) podczas tworzenia/edytowania magazynu.

Jeśli już utworzyliśmy już swój pierwszy magazyn, możemy przyjąć do niego towar. W panelu po lewej stronie przechodzimy do Stock > Goods Receipt.

(1) Wybierz magazyn, do którego chcesz dodać towar. Datę można dostosować, a w razie potrzeby można też dodać numer referencyjny.

(2) Wybierz artykułu i ilość (Quantity), które zostanie dodana do magazynu. Możesz wyszukać produkty według kodu kreskowego / kodu produktu, a także poprzez pole opisu (Description), według nazwy produktu.

(3) Każdy produkt należy dodać do listy za pomocą przycisku Add.

(4) W razie potrzeby informacje zawarte na liście można zweryfikować i ewentualnie dostosować.

(5) W następnym kroku możemy zapisać wersję roboczą (Create draft) lub po prostu wprowadzić produkty na magazyn (Create).

• Create draft – zapisze operację w bazie wersji roboczych  (Stock > Draft Base Document), gdzie będzie można ją później zatwierdzić. Jest to przydatne w przypadku, gdy osoby uzupełniająca i zarządzająca nie jest tą samą osobą.
• Create – natychmiast doda produkty do magazynu.

W panelu po lewej stronie przechodzimy do Stock > Goods Issue.

Strona wydania towarów (Goods Issue) to miejsce, w którym artykuły są usuwane z magazynu. Po utworzeniu magazynu przedmioty mogą być z niego usuwane.
Uwaga: Przedmioty mogą być usuwane nawet wtedy, gdy nie ma ich w magazynie, co prowadzi do ujemnych wartości.

Funkcjonalnie strona wydania towarów działa tak samo jak strona przyjęcia towarów (patrz Goods Receipt) – zamiast dodawać produkty, odejmuje je od obecnego stanu. Jest ona najczęściej używana, gdy przedmioty są przeterminowane lub wyrzucane z jakiegokolwiek innego powodu, ponieważ pozostałe stany magazynowe aktualizują się automatycznie, gdy dokonywana jest sprzedaż.

W panelu po lewej stronie przechodzimy do Stock > Stocktaking.

Strona Inwentaryzacja to miejsce, w którym można ręcznie dostosować poziomy zapasów w magazynie. Po utworzeniu magazynu (Warehouse) można dostosować wartości poszczególnych pozycji. Może być używana, gdy chcesz wprowadzić dokładne wartości zapasów, zamiast dodawać lub usuwać je osobno.

(1) Wybierz magazyn, w którym chcesz dostosować ilość towarów. Datę operacji można zmienić, a w razie potrzeby można też dodać numer referencyjny.

(2) W odróżnieniu od poprzednich operacji na magazynie, pojawia się tu nowe pole określające typ inwentaryzacji (Stocktaking type). Może mieć jedną z dwóch wartości:

• Ignore missing items (ignoruj ​​brakujące pozycje) – zostaną dostosowane tylko poziomy zapasów pozycji na liście,
• Reset to zero missing items (zresetuj do zera brakujące pozycje) – pozycje, których nie ma na liście, będą miały zresetowane poziomy zapasów do 0.

(3) Wybierz pozycje i ilość, które chcesz mieć w magazynie. Możesz wyszukiwać według kodu kreskowego/kodu produktu, a także poprzez pole opisu (Description), według nazwy produktu. Każdy produkt należy dodać do listy za pomocą przycisku Add.

(4) Tutaj można przejrzeć informacje. Zostanie wyświetlona obecna ilość produktu (On hand), nowa ilość wynikająca z inwentaryzacji (Counted) oraz różnica pomiędzy nimi (Difference).

(5) W ostatnim kroku możemy natychmiast dostosować stany zatowarowania (Create) lub zapisać wersję roboczą (Create draft). Wersja robocza operacji będzie dostępna w zapisanych wersjach roboczych operacji (Draft Base Document). Jest to przydatne w przypadku gdy osoby wykonująca inwentaryzację i zarządzające nie są tą samą osobą.

W panelu po lewej stronie przechodzimy do Stock > Transfer.

Strona Transfer może być używana, gdy chcesz przenieść niektóre produkty z jednego magazynu do drugiego. Aby skonfigurować przeniesienie magazynowe, kliknij + w prawym górnym rogu ekranu.

(1) Wybierz typ operacji (Document type):

• Simple Transfer – proste przesunięcie magazynowe, wykonane natychmiast po utworzeniu operacji.
• Transfer Commit – przesunięcie magazynowe z potwierdzeniem. Produkty zostaną przeniesione z pierwszego magazynu do magazynu pośredniego, a status transferu zmieni się na „w tranzycie”. Po ręcznym zakończeniu transferu produkty zostaną przeniesione do drugiego magazynu – miejsca docelowego.

(2) Wybierz magazyn źródłowy (Warehouse from) i magazyn docelowy (Warehouse to). Dostosuj datę/dodaj numery referencyjne, jeśli to konieczne.

(3)  Dodaj przenoszone produkty do listy, a następnie upewnij się, że ilości są prawidłowe.

(4) Podobnie jak w przypadku przyjęcia/wydania produktów (Goods Receipt/Goods Issue), operację można zatwierdzić bezpośrednio (przycisk Create) lub pozostawić jako wersję roboczą do późniejszego zatwierdzenia (przycisk Create draft), a następnie zatwierdzić na stronie bazy dokumentów roboczych (Draft Base Document).

Możesz sprawdzić poziom zapasów, przechodząc w panelu po lewej stronie do Reports > Inventory > Warehouse Stock.

Możesz wybrać wiele magazynów (Warehouse) lub grup magazynowych (Warehouse Group), konkretne kategorie produktów (Hierarchy 1) i zdecydować, czy produkty, których nie ma aktualnie w magazynie, mają być wyświetlane na liście (Zero stock):

Raport pokaże aktualne poziomy zapasów dla wybranego magazynu, a jeśli wybrano wiele magazynów, kliknięcie strzałki obok każdego produktu spowoduje rozwinięcie wiersza i wyświetlenie zapasów dla każdego indywidualnego magazynu (Warehouse).

W panelu po lewej stronie przechodzimy do Stock > Draft Base Document.

Przy wszystkich typach zmian stanu magazynowego (przyjęcie/wydanie towaru, inwentaryzacja, przesunięcie) istnieje możliwość utworzenia wersji roboczej, która zapisuje operację jako wersję roboczą. Wspominaliśmy o tej opcji przy okazji dodawania towaru (Goods Issue).  Wszystkie operacje są wyświetlone na tej stronie, w postaci listy.

Wybranie operacji spowoduje wyświetlenie strony odpowiadającej jej typowi (w tym przypadku paragonowi towarowemu), gdzie będziesz mógł ją zatwierdzić (kliknij Create), po dokonaniu ewentualnych poprawek. W razie potrzeby można również całkowicie usunąć operację.

Po zatwierdzeniu operacji zniknie ona z listy wersji roboczych i pojawi się na liście operacji magazynowych (Stock Transaction).

W panelu po lewej stronie przechodzimy do Stock > Stock Transaction.

Na tej stronie zobaczysz  transakcje dokonane dla wszystkich magazynów. Obejmuje to zarówno korekty ręczne (przyjęcie towaru, wydanie towaru, inwentaryzacja itp.), jak i sprzedaż dokonywaną na urządzeniu.

(1) Możesz filtrować według numeru lub typu transakcji.

(2) Możesz wybrać konkretny magazyn, którego dotyczą transakcje.

(3) Kliknij Search, aby zastosować filtry.

(4) Wyniki zostaną wyświetlone w postaci listy, a kliknięcie konkretnej transakcji pokazuje, co zostało dodane/usunięte.